Carsharing firmowy (fleet sharing) to nowoczesny model, w którym pracownicy korzystają z jednej puli samochodów i pojazdów na podstawie rezerwacji w aplikacji mobilnej. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują optymalizację kosztów, zmniejszenie liczby aut kupowanych „na wszelki wypadek”, lepsze zarządzanie flotą oraz realną przewagę konkurencyjną. Poniżej znajdziesz praktyczne omówienie procesu, funkcji i korzyści – oparte na doświadczeniach firm wdrażających carsharing w Polsce.

Na czym polega współdzielenie aut w firmie?

Współdzielenie samochodów służbowych (fleet sharing, carsharing) to wykorzystanie wspólnej puli aut zamiast przypisywania jednego pojazdu do jednej osoby. Zamiast stać na parkingu bez użytku, samochody są aktywnie rezerwowane przez pracowników zgodnie z ich potrzebami, godzinami pracy i planem przejazdów.

• Jeden pojazd może obsłużyć wielu użytkowników w ciągu dnia.
• Rezerwacje odbywają się za pomocą aplikacji mobilnej (również w wersji webowej), opartej na przejrzystym kalendarzu. W aplikacji widoczna jest aktualna lokalizacja samochodu, a przekazanie pojazdu odbywa się na podstawie protokołu odbioru wraz z czytelnymi instrukcjami.
• Pojazd można otwierać i zamykać klasycznym kluczykiem lub przez aplikację mobilną.

Takie rozwiązania ułatwiają zarządzanie kosztami i flotą – zarówno samochodami firmowymi, jak i samochodami współdzielonymi na stałych trasach, w różnych miastach i oddziałach.

FleetOnAir – carsharing firmowy i zarządzanie flotą

Dostarczamy kompletne rozwiązanie do współdzielenia samochodów służbowych: w aplikacji mobilnej pracownicy rezerwują pojazdy w oparciu o kalendarz, z określonymi uprawnieniami (służbowe/prywatne przejazdy, godziny pracy), a my automatyzujemy odbiór i zwrot (protokół zdjęciowy, zdalne otwieranie), rozliczenia i raporty. Efekt to lepsze zarządzanie flotą, zmniejszenie liczby aut i kosztów, większe bezpieczeństwo oraz wsparcie dla specjalnych miejsc parkingowych i stref zwrotu w miastach.

Jak to działa krok po kroku?

1. Zakładanie kont i uprawnienia
   Administrator floty tworzy konta pracowników i nadaje uprawnienia (kto może rezerwować które pojazdy, w jakich godzinach pracy, czy dopuszczone są prywatne przejazdy i wynajem weekendowy). To podstawa bezpiecznego zarządzania popytem na usługi transportowe w swojej firmie.
2. Rezerwacje w aplikacji mobilnej
   Kierowcy logują się do aplikacji mobilnej i wybierają samochody na określony czas. W kalendarzu widzą dostępność aut, mogą modyfikować rezerwacje, skracać/wydłużać wypożyczenie i – jeśli firma na to pozwala – przełączać typ przejazdu między służbowym a prywatnym w trakcie pracy (np. wyjazd do klienta, potem podróż do domu). Taka automatyzacja procesów ułatwia planowanie i organizuje pracę zespołów.
3. Odbiór i zwrot pojazdu
   Przy odbiorze kierowca w aplikacji wypełnia protokół: zdjęcia nadwozia i wnętrza zwiększają bezpieczeństwo i jasno określają odpowiedzialność. Po zakończeniu przejazdu samochody wracają na specjalne miejsca parkingowe lub do wyznaczonej strefy. Aplikacja podpowiada, gdzie zwrócić pojazdy i kiedy następny użytkownik ma rezerwację. Co więcej, podczas odbioru znamy dokładną lokalizację pojazdu.
4. Zgłoszenia i serwis
   Jeżeli podczas podróży pojawi się kontrolka lub drobna szkoda, kierowca zgłasza to w aplikacji. Menedżer w panelu web podejmuje decyzję: zarządzanie serwisem, wyłączenie aut z puli, podstawienie pojazdu zastępczego.
5. Rozliczenia i raporty
   System generuje zestawienia dla księgowości – przejazdy służbowe i prywatne, wykorzystanie floty, poziom obłożenia samochodów, koszty paliwa lub energii, a nawet zmniejszenie emisji dzięki lepszemu użyciu transportu indywidualnego w ramach firmy.

Dlaczego warto korzystać z fleet sharing? Korzyści dla firmy i kierowców

• Zmniejszenie liczby kupowanych samochodów i pojazdów- dzięki realnemu obłożeniu puli jedno auto może obsłużyć kilku pracowników.
• Optymalizację TCO floty - mniejsze koszty leasingu, ubezpieczenia i serwisu, mniej bezczynnych samochodów.
• Automatyzację procesów - rejestr zdarzeń w aplikacji, szybkie rezerwacje, proste rozliczenia i zarządzanie obiegiem aut.
• Bezpieczeństwo - protokoły zdjęciowe przy odbiorze/zwrocie pojazdu ograniczają spory i zwiększają odpowiedzialność użytkowników i kierowców.
• Mobilności pracowników - łatwiejsze planowanie podróży służbowych, także między różnymi miastami.
• Usługi dodatkowe - integracje z parkingami (np. specjalne miejsca parkingowe), myjniami, kartami paliwowymi, a nawet pojazdy dostawcze w puli.

W praktyce firmy obserwują, że współdzielenie samochodów i aut daje elastyczność i realny wpływ na kulturę mobilności. Wiele organizacji w Europie wdrożyło fleet sharing właśnie po to, by zdjąć ciężar posiadania z każdego działu i skupić się na efektywności.

Prywatne przejazdy jako benefit

Niektóre firmy pozwalają na prywatny wynajem samochodów w określonych oknach – np. weekendy. System weryfikuje rezerwacje (i godziny pracy), a aplikacja rozdziela koszty między firmę i pracowników. Dzięki temu firmie łatwo oferować atrakcyjny benefit i dbać o transparentność, a pasażerowie (np. współpracownicy w jednym pojeździe podczas delegacji) mogą wspólnie planować podróż.

Kluczowe funkcje aplikacji mobilnej (i dlaczego są ważne)

• Aplikacja mobilna i webowa (intuicyjna obsługa) – umożliwia tworzenie i modyfikację rezerwacji, podgląd dostępnej puli samochodów oraz zmianę typu przejazdu.
• Dostęp bezkluczykowy – pozwala otwierać i zamykać samochody bez fizycznego kluczyka, bezpośrednio z poziomu aplikacji (fleet sharing w praktyce).
• Kalendarz dostępności floty – ułatwia szybkie dopasowanie pojazdów do potrzeb poszczególnych zespołów i planowanie wykorzystania zasobów.
• Uprawnienia i role użytkowników – umożliwiają definiowanie różnych poziomów dostępu dla administratorów, kierowców i pozostałych użytkowników.
• Aplikacja mobilna umożliwia także zlokalizowanie, zwrot i odbiór pojazdu.
• Pracownicy mogą zmieniać typy przejazdu w aplikacji mobilnej (przejazdy służbowe i prywatne).
• Protokół zdjęciowy i zgłaszanie usterek – zwiększają bezpieczeństwo oraz odpowiedzialność za stan techniczny pojazdów.
• Integracje – z parkingami miejskimi, strefami zwrotu, kartami paliwowymi i systemami księgowymi pozwalają usprawnić codzienną eksploatację i raportowanie.
• Analityka – dostarcza danych o wykorzystaniu floty, stopniu obłożenia i kosztach, pomagając ograniczać „puste” przejazdy i skutecznie zarządzać popytem.
• W nowoczesnych wdrożeniach rozwiązania typu car sharing są ściśle zintegrowane z technologiami IoT (np. zdalne otwieranie pojazdów - urządzenia CAN), co jeszcze bardziej zwiększa poziom automatyzacji i komfort użytkowników.

Carsharing vs. tradycyjne zarządzanie samochodami firmowymi

Tradycyjny model (przypisane na stałe samochody służbowe) oznacza większą liczbę pojazdów „uśpionych” w ciągu dnia i ryzyko wykorzystania bez uzasadnienia służbowego. W carsharing pula aut pracuje przez cały dzień, a firma ma kontrolę nad rezerwacjami, trasami i czasem użycia. To przekłada się na lepszą mobilność zespołów, optymalizację budżetu oraz zarządzanie flotą oparte o dane.

Przykładowe polityki i dobre praktyki:

• Jasne okna czasowe - definiuj, w jakich godzinach pracy i kiedy prywatny wynajem jest dozwolony.
• Strefy zwrotu i specjalne miejsca parkingowe w kluczowych miastach - kierowcy zawsze wiedzą, gdzie oddać samochody.
• Edukacja użytkowników - dlaczego współdzielenie to wspólny interes.
• Transparentne raporty - ile pojazdy pracują, kiedy i przez kogo – ułatwia to zarządzanie i planowanie zakupów (albo zmniejszenie planów zakupowych).
• Priorytety floty - oddeleguj część puli dla zespołów, które najczęściej są w terenie.
• Standard odbioru/zwrotu - protokół zdjęciowy w aplikacji przy każdym wypożyczeniu to fundament bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Carsharing firmowy to praktyczne rozwiązania dla nowoczesnej mobilności. Dzięki aplikacji mobilnej, jasnym systemie rezerwacji, protokołom i automatyzacją procesów, przedsiębiorstwa mogą realnie ograniczyć liczbę posiadanych samochodów, lepiej wykorzystywać istniejące floty i zaoferować pracownikom wygodne usługi sharing – od sedana, przez pojazdy dostawcze, po auta elektryczne. Efekt? Lepsza organizacja pracy, mniejsze koszty, łatwiejsze planowanie podróż, większa satysfakcja użytkowników i kierowców – bez względu na skalę firmy czy miasta, w których działasz. Zobacz, jak liderzy branży usprawniają swoje floty dzięki fleet sharingowi — i dowiedz się, jak możesz zrobić to samo! Porozmawiaj z naszymi ekspertami i przekonaj się, czy to rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej floty.

‍